Los KPIs más importantes para medir el éxito de un evento

medir el éxito de un evento
28 julio, 2022

Los KPIs más importantes para medir el éxito de un evento

Cuando organizas un evento esperas que salga todo bien pero, ¿cómo medir el éxito de un evento?. Se han de medir distintos KPIs o “Key Performance Indicators” para saber con certeza que tu inversión de tiempo, personal y dinero no han sido en vano. Los indicadores han de ser SMART, que, por sus siglas en inglés, significa “específicos, medibles, alcanzables, relevantes y acotados en el tiempo”.

KPIS de un evento

Es muy común realizar eventos de todo tipo y con finalidades muy distintas, pero a todos ellos les unen ciertas características que marcan si ha sido o no un éxito. Es importante analizar después de cada evento cómo ha sido la performance, para aprender cuáles han sido los puntos fuertes y cuáles han de ser mejorados para el siguiente evento.

Desde Dextail, os compartimos algunos de los KPIs más importantes a la hora de medir el éxito de un evento:

1. Asistentes: Es importante mantener un registro de los asistentes a tu evento; ya sea física o virtualmente. Mantener un orden de estos datos es muy útil y se puede ir un poco más allá pidiéndoles a los invitados, a la hora de apuntarse, cierta información como profesión, edad, o mail. Segmentando la base de datos de los invitados podrás hacerte una idea de qué tipo de público ha atendido, y podrás contactarlos a posteriori.

  • Asistentes recurrentes: Mantener siempre una base de datos actualizada de los asistentes a nuestros eventos nos facilitará la tarea de saber cuál es el número de asistentes que repiten.

2. Rentabilidad entradas o patrocinios: Si el evento cuenta con algún tipo de ingresos directos ya sea un patrocinio o la venta de entradas, se ha de calcular los ingresos brutos y netos. Al calcular el gasto total del evento menos la cantidad de ingresos conseguida, se podrá medir la rentabilidad del evento en este aspecto.

3. Encuestas de satisfacción:  En cualquier evento es importante escuchar la opinión de los asistentes ya que son el centro del acto. Ya sea nada más finalizar la reunión o haciendo un envío a parte, se recomienda compartir con los asistentes una encuesta de satisfacción donde puedan calificar, siempre de forma numérica o con respuestas cerradas de SI o NO, su opinión sobre el evento. Preguntas más generales como “¿Asistirías de nuevo al evento?” o más concretas como “Puntúa el cátering del 1 al 10”, son algunas de las más recurrentes y ayudan a comprender si los asistentes han salido satisfechos. 

  • NSP (Net Promoter Score): Es importante medir también cuánta gente recomendará nuestra marca o el propio evento. Se indica que un cliente es embajador de nuestra marca cuando marca un 9 o un 10 en nuestra encuesta, ya sea de satisfacción general o al preguntarles directamente si recomendarían nuestra marca o evento.

4. Interés por el ponente: En los eventos en los que hay una ponencia se puede medir el interés por la persona elegida mirando el número de clicks en el perfil de esta persona dentro de tu web, o si da una charla, también es importante medir el número de preguntas que recibe tras la ponencia para comprobar el nivel de engagement que ha creado con el público.

AGENCIA DE EVENTOS BARCELONA

5. Redes sociales: Hoy en día la presencia en redes sociales tras un evento es un gran indicador de éxito. Lo ideal es crear un hashtag especial para el día del evento y animar a los asistentes a que lo usen. De esta manera se podrá monitorizar para chequear cuantos de los asistentes han compartido contenido del evento. Además, se deberá hacer un análisis de redes donde se vea cuántos nuevos seguidores, likes, menciones y visitas ha tenido tu perfil, comparándolo con la actividad normal que tenías pre evento. 

6. Ventas: Si el objetivo del evento es conseguir ventas, este ha de ser uno de los KPIs principales. Si las ventas son el el propio evento basta con llevar una base de datos de los compradores, donde se pueda sacar información del número de ventas, número de compradores, ticket medio de los asistentes… Si lo que se esperan son ventas post-evento, se deberán medir las ventas generadas a partir del día del evento y compararlas con las de los meses anteriores, para saber si a raíz del evento han subido o no las ventas. También es un buen método ofrecerles un código de descuento a los asistentes para así poder medir de forma más certera cuántas de nuestras ventas derivan de los asistentes.

7. Software: Si cuentas con algún tipo de software específico para el evento, será importante chequear su rendimiento midiendo la actividad de los usuarios en este.

Dextail, tu agencia de eventos

En Dextail, somos expertos en organizar eventos de todo tipo, y conocemos la importancia de trabajar con KPIS medibles para conocer la rentabilidad de cualquier evento. Ya sean ferias o congresos, eventos de presentación de producto, eventos corporativos, eventos deportivos etc., se ha de llevar siempre un control sobre los resultados del evento y analizarlos para seguir creciendo.

En Dextail tenemos años de experiencia, y gracias a aprender siempre de nuestros fallos y de potenciar nuestros puntos fuertes, hemos creado una agencia capaz de hacer que cualquier evento en el que trabajamos sea objetivamente todo en éxito. Nos encargamos de todos los aspectos del evento desde transporte, cátering, diseño y montaje de stands, servicios digitales…

Contacta con nuestro equipo si tienes un evento que organizar y despreocúpate de todo, estás en las mejores manos. 

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